Сущность, классификация и значение документов

Каждая хозяйственная операция связаная с движением средств предприятия должна быть отражена в учете, но для этого ее нужно зарегистрировать, т.е. отразить всю информацию о данной хозяйственной операции. Регистрацию хозяйственных операций осуществляют с помощью бухгалтерских документов. Только те хозяйственные операции, которые оформлены документом могут быть отражены в учете.

Бухгалтерские документы - это свидетельство о проведенной хозяйственной операции.

Внешне документ это материальный носитель на котором в определенном порядке размещены сведения о хозяйственной операции.
Документов много, поэтому, для их систематизации их группируют по следующим признакам:

- По назначению;
- По объему информации;
- По характеру утверждения и использования.

По назначению документы бывают:

1. Распорядительные. Они дают приказ на проведение хозяйственных опреаций, но не потверждают факта проведения, поэтому они печатаются, подшиваются, регламентируются, но в бухучете не отражаются. К ним относятся:

- Приказы;
- Распоряжения;
- Доверенности;
- Чеки.

2. Исполнительные. Это документы потверждающие факт проведения хоз. опрации, поэтому они отражаются в бухучете:

- Накладные;
- Требования;
- Квитанции;
- Акты и т.д.

3. Комбинированные. Они объединяют приказ на проведение операции и потверждают факт их проведения. если они полность заполнены, то они отражаются в бухучете:

- Приходные и расходные кассовые ордера;
- Платежные поручения и требования.

4. Документы бухгалтерского оформления. Очень много документов, которые оформляются бухгалтерией и связано это с расчетными операциями:

- Расчетные ведомости;
-Таблицы начисления износа;
- Справки бухгалтерии.

По объему информации документы бывают:

- Разовые;
- Накопительные.

По характеру составления и использования документы бывают:

- Исходящие;
- Входящие;
- Внутреннего назначения.

По характеру утверждения документы бывают:

- Типовые;
- Корпоративные.

Форму типовых документов утверждает Министерство Финансов РК и они обязательны для всех организаций и предприятий. Эти документы указываются в стандартах бухучета.
Корпоративные документы разрабатыватся и утверждаются на предприятии. Их формы и виды указываются в учетной политике предприятия.

Документы имеют следующее значение:

1. Они регистрируют хоз. операции и дают полную информацию о них;
2. Документы это первичная стадия бухучета, поэтому насколько правильно и своевременно они составляются зависит качество всего учета;
3. С помощью документов обеспечивается сохранность средств предприятия, т.к. движение средств невозможно без составления документов;
4. Документы имеют юридическое значение, т.к. любой спорный вопрос может быть разрешен только с помощью документов.
 

Реквизиты документов и их виды

Сведения которые должен содержать документ называются его реквизитами. Реквизиты обязательны для всех документов. Они бывают основными и дополнительными.
Основные реквизиты содержатся во всех документах, это наименование предприятия, наименование документа, дата, содержание операции (наименование, единица измерения, количество, цена, сумма), подписи лиц ответственных за операцию.
Дополнительные реквизиты это подпись руководителя, главного бухгалтера и печать. Они содержатся во входящих, исходящих и денежных документах.
 

Требования к составлению документов

При составлении документов соблюдаются определенные требования:

1. Документы должны составляться на специальных бланках. Если их нет, то они печатаются на чистых листах бумаги, но с соблюдением всех реквизитов;
2. Документы печатаются, либо заполняются ручкой с синей пастой;
3. В документах не допускается помарок, подтираний;
4. В документах внутреннего назначения допускаются исправления ошибок, но по установленным правилам. Во входящих, исходящих и денежных документах исправление ошибок не допускается;
5. Документы составляются своевременно, в момент проведения операции;
6. Итоговые суммы в документах повторяются прописью с большой буквы;
7. Нумерация документов начинается с номера 1 с начала года.

Методы исправления ошибок в документе

В документах внутреннего назначения и в учетных регистрах допускается исправление ошибок следующими методами:

Корректурный метод. Неправильное записанное слово или число зачеркивается полностью одной чертой, сверху пишут правильное,  на свободных полях производят запись "Исправленному верить", ставят дату и подпись ответственного лица. Если сверху нет возможности написать правильное, то неправильное зачеркивают 365, а на полях пишут "Правильно 356" ставят дату и подпись.

Метод красного сторно. Этот метод обычно используется в накопительных документах или учетных регистрах. Неправильно записаное число повторяют снова, но красной пастой, а затем повторяют правильное число. При подведении итогов написанное красным вычитается. Таким образом исправляется ошибка.

Метод дополнительной записи. Если операция, записана на сумму меньшую чем положено, то ее повторяют но на недостаточную сумму. Таким образом в итоги войдет полная сумма операции.
 

Организация документооборота на предприятии

Документооборот - это установленная система движения документов на предприятии.

Документооборот разрабатывается под руководством главного бухгалтера и утверждается руководителем. Здесь указывается:

- Какими документами оформляются разные виды хоз. операций;
- Кто офрмляет документы и в какие сроки;
- Как и когда документы сдаются в бухгалтерию;
- Как хранятся документы и где.

В течение отчетного года документы находятся в бухгалтерии и хранятся в специальных папках при учетных регистрах. По окончанию отчетного года после составления годовой отчетности документы подшиваются в книги и сдаются в архив предприятия. Сдача документов в архив оформляется комиссионо актами. В случае ликвидации предприятия документы передаются в гос. архив.

Сроки хранение бухгалтерских документов в архиве предприяти установлены законодательством Республики Казахстан.

№	Наименование документов	Сроки хранения
1	Бухгалтерские отчеты, балансы и пояснительные записки	Постоянно
2	Первичные документы и приложения к ним явившиеся основанием для бух. записей	5 лет
3	Лицевые счета рабочих и служащих предприятия	75 лет
4	Расчетные и расчетно-платежные ведомости при отсутствии лицевых счетов	75 лет
5	Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных запасов	5 лет
6	Гарантийные письма, книги учета хоз. операций, гл. книга, журналы, ведомости, кассовая книга	5 лет
7	Сведения о расходовании займов	5 лет
8	Документы об инвентаризации (описи, ведомости, акты, протоколы)	5 лет
9	Документы о выплате пособий, пенсий, листки нетрудоспособности	5 лет
10	Справки на получение льгот по налогам	Не менее 5 лет
11	Документы по дебиторской задолженности о недостачах и хищениях (справки, акты и т.д.)	Не менее 5 лет
12	Акты, ведомости переоценки основных средств и определения их взноса	Постоянно
13	Паспорта зданий, сооружений, оборудования	3 года после ликвидации
14	Акты ревизий и документы к ним	5 лет
15	Договора и соглашения (хозяйственные, трудовые)	3 года после истечения срока действия
16	Договоры о материальной ответственности	5 лет после увольнения материально-ответственного  лица

 

Срок хранения документации по налоговому учету в течение 5 лет установлен Кодексом Республики Казахстан "О налогах и других обязательных платежах в бюджет" с учетом изменений и дополнений. (п.2 статья 46).

 

* * *

Если вам необходимы качественные межкомнатные двери, то вы сможете заказать эти двери у наших партнеров - masterpol.kz.