С целью организации контроля за сохранностью и движением ТМЗ организация заключает письменный договор о полной материальной ответственности с заведующим склада.
Зав. склад принимает активное участие в учете материалов. Это участие заключается в следующем:
- Принимает активное участие в составлении документов по движению материалов на складе;
Заполняет карточки учета запасов. Карточка открывается бухгалтерией предприятия на каждый отдельный вид материалов по номенклатурным номерам. Здесь указывается наименование, единица измерения, цена. Карточка регистрируется, ставится номер и в полузаполненом виде передается на склад. Далее карточки заполняются на основании приходных и расходных документов в день совершения операции. Здесь записывается каждая операция по данному материалу, дата записи, номер документа, кому отпущено или от кого получено, приход, расход. После каждой операции определяется остаток. В конце месяца в карточках подводятся итоги по приходу и расходу и отражается остаток на конец. Карточки учета запасов являются регистром аналитического учета ТМЗ. Проверку записей и вывода остатков в карточках с данными бухгалтерского учета бухгалтерия проверяет непосредственно на складе и расписывается в специальной графе карточки. Проверка обычно осуществялется не менее одного раза в неделю.
В установленные бухгалтерией сроки зав. склад отчитывается составляя материальный отчет либо Реестр приема-сдачи документов на приход и расход материалов с указанием количества документов, их номеров и групп материалов к которым они относятся. Бухгалтер принимает от зав.склада документы при реестрах (материальных отчетах) непосредственно на складе, тщательно проверяет провильность заполнения основных реквизитов в документах, карточках складского учета номенклатурный номер, количество, остаток. Заверяет проверку своей подписью, после чего карточка приобретает силу бухгалтерского реестра. Заполняется реестр в одном экземпляре и сдается в бухгалтерию вместе с первичными документами и необходимыми приложениями.
Реестры приема-сдачи документов поступившие со склада в бухгалтерию с приложенными к нему документами применяются для регистрации приходно-расходных документов.
В конце месяца на склад передается Ведомость учета остатков запасов на складе. Заполняется она по данным карточек складского учета, проверенных бухгалтерией. Правильность перенесения остатков в ведомость подтверждается подписью проверяющего.
